Ta tillvara på branschens innovationskraft och leveransförmåga – Dags att maximera samspelet mellan det offentliga och den digitala sektorn

Att IT- och telekombranschen är en viktig samarbetspartner till det offentliga är ett faktum. Digitaliseringen av samhället ökar och branschen erbjuder nödvändiga och smarta lösningar för bl.a. offentlig förvaltning, välfärd, vård, skola och omsorg. Statlig och kommunal förvaltning har ett stort behov av grundläggande utrustning och tjänster från vår bransch, det har blivit än tydligare under coronakrisen och att det behovet kvarstår och kommer att öka framöver går inte att förneka. Det ligger i allas vårt intresse som skattebetalande medborgare att dessa investeringar är effektiva och att upphandlingsprocessen är effektiv, marknadsanpassad och konkurrensgynnande. Fler företag behöver intressera sig för att agera på den offentliga marknaden och myndigheter behöver bli bättre på att ta tillvara på branschens innovationskraft, det vinner alla på.

Både leverantörer och kunder ser utvecklingspotential och genom intervjuer med representanter från båda grupperna har utmaningar och möjligheter identifierats i vår nya rapport. Leverantörerna pekar bl.a. på att deras potential inte tas tillvara, att dialogen brister genom upphandlingens alla faser, långa processer från beslut till betalning, prispress, varierande kompetens hos upphandlarna och att en ensidig och för stor risk läggs på leverantörerna. Det offentliga pekar bl.a. på bristen av en nationell marknad för spridning av innovationsprojekt samt på uppdragsförståelse hos leverantörer och oförberedda leverantörer vid leveransstart. Givet dessa utmaningar har vi tagit fram sex prioriterade utvecklingsområden som vi anser är både möjliga och önskvärda att agera på i närtid.

1. Minska antalet överprövningar
   Främst genom två åtgärder:
   – Korta tiden för överprövningar – regeringen behöver sätta en maximal gräns på 90 dagar i första instans.
   – Genom stärkt dialog i upphandlingens alla skeden. Här uppmanar vi även att myndigheter återkopplar till leverantörer som deltagit i en upphandling om varför man valt en annan leverantör.
2. Prioritera innovation
   Upphandlande myndigheter och enheter måste bli modigare att upphandla på funktion och önskvärt resultat istället för detaljerade och onödiga kravspecifikationer. Innovation väljs bort framför risken för överprövning. Den senaste lösningen missas utifrån de reella behoven, som också kan vara mer kostnadseffektiv.
3. Öka transparensen
   Rapporten visar att endast 62 av våra 290 kommuner och 4 av våra 21 regioner hade upprättade upphandlingsplaner som de gjort tillgängliga på webben. Åtminstone saknade 167 av kommunerna helt upphandlingsplaner. Detta måste förändras. Myndigheter, regioner och kommuner uppmanas att upprätta upphandlingsplaner och att göra dem tillgängliga. Då ges leverantörerna större möjlighet att planera och förbereda sig inför en upphandling.
4. Bättre samverkansformer och ökad dialog
   Främst genom två åtgärder:
   – Att Upphandlingsmyndigheten inrättar ett nationellt forum för frågor av upphandlingsstrategisk art – för frågor av övergripande karaktär, utanför enskilda upphandlingar. Där bransch och myndigheter kan mötas. Det främjar innovation och konkurrens inom IT och telekom.
   – Myndigheter och upphandlande enheter måste öka dialogen inför respektive upphandling. Lika viktig är den interna dialogen för att upphandlarna ska förstå det reella verksamhetsbehovet. Dialog under avtalstiden är också av vikt för att leverantören ska kunna leverera på bästa sätt inom ramen för avtalet.
5. Stötta och motivera företagen
   Företagen måste rustas för att delta, både av myndigheter och oss som branschorganisation, t.ex. genom utbildningar om lagar och tillämpning på området.
6. Branschen behöver ta ansvar
   Leverantörerna har självklart ett ansvar och krav på engagemang och vilja att förstå kundens behov. Det krävs resurser även hos dem för att föra dialog, skapa tillit och förtroende.

Om dessa utvecklingsområden realiseras gynnas den statliga inköpsprocessen. Det är med andra ord dags att växla upp samarbetet för att skapa än mer nytta. Och branschen står redo att bidra.

Frida Faxborn
Näringspolitisk expert, IT&Telekomföretagen

Rapport: Leverantörer av samhällsnytta
(Uppdaterad version 2 oktober 2020)