Hej vd: Jennie Rassool, Bits Data
Bland våra cirka 1350 medlemmar återfinns allt ifrån små startup bolag med få anställda, till stora, multinationella företag med tusentals anställda runtom i världen. Under vinjetten ”Hej vd” samlar vi deras syn på året som gått, deras tankar om framtiden men också lärdomar och erfarenheter från en tid som inte liknar någon annan. Jennie Rassool är vd för Bits Data i Södertälje.
Hur vill du summera pandemiåret ur er verksamhets perspektiv?
– Vi har klarat det bra. Redan i mars 2020 satte vi principer för styrning av vårt arbetssätt för att guida och hjälpa organisationen att kunna fatta snabba beslut, med prio 1 att värna om hälsan både hos oss och våra kunder. Vi gick ifrån strategiska beslut för att istället se över vad vi kunde hjälpa kunderna med här och nu. Vi drog ner våra egna kostnader i möjligaste mån och prioriterade om våra leveranser, samtidigt som vi gick ut med att vi siktade på ett 0-resultat och rabatterade kostnaderna så mycket som vi bara kunde för IT-stödet till våra kunder under ett kvartal.
– Vi fick ställa om organisationen, som alltid haft en traditionell syn/kultur när det gäller arbetstimmarna, genom att arbetsplatsen flyttade ut och hem. Som IT-bolag hade vi tekniken för hemarbete men ledningssättet behövde ställas om via dagliga möten för att snabbt få ordning på verksamheten. En krisgrupp med skyddsombud och personalrepresentanter sattes ihop och träffades dagligen till en början för att hela tiden kunna anpassa saker efter behoven som uppstod och ha möjlighet att snappa upp personer som inte mådde bra. Bland annat valde vi att hålla kontoret öppet för ett begränsat antal eftersom alla har olika förutsättningar när det gäller hemarbete och vissa mådde bättre av att kunna arbeta på kontoret.
Hur har era kunder och ägare upplevt arbetet med er omställning?
– Det känner av förändringen som är på gång. Vi vet inte om pandemin har hjälpt oss eller inte eftersom det har varit svårare att nå ut till kunderna, men de känner av att vi är ett företag som står inför förändring och är mer anpassningsbart även om att vi har en bit kvar att gå. Innan pandemin var våra kunder inte så intresserade av digitala möten och utbildningar, men nu har de fått ställa om och våra digital utbildningar har fått en rejäl skjuts uppåt sett till deltagandet. Vi håller regelbundet kundkonferenser och deltagandet brukar vanligtvis ligga på 100-120 st. kunder, men årets konferens var helt digital och vi slutade räkna när antal besökare passerat 500 st.
Vilka lärdomar har ni fått och vad tar ni med er?
– Vi som bolag och de IT-leveranserna som vi tillhandahåller måste bli mer anpassningsbara, portfolion behöver förnyas. Den andra viktiga delen att jobba med är samverkan och att stärka upp relationen med våra avtalspartners. Om vi ska vara snabbfotade har vi inte tid med långa avtalsförhandlingar. Samtidigt köps det bil online i högre utsträckning och det ställer högre krav på återförsäljarna att det ska gå fort. Tittar man inåt i organisationen har vi lärt oss att platsen där arbetet utförs inte är det viktigaste utan det är typen av aktivitet. Vissa aktiviteter fungerar faktiskt bättre att göra på distans. Där kommer vi nu att försöka hitta andra vägar och komma fram till när det är lämpligt att vara på kontoret och när det är bättre att arbeta hemifrån för att få ihop balansen mellan vardag och jobb.
– En intressant insikt är att våra digitala möten, både i organisationen och med kunderna, är mer demokratiska. Man måste turas om, det går inte att prata i mun på varandra på samma sätt, vilket bidrar till en mer jämställd miljö när alla få ta samma plats som de förtjänar på ett möte.
– Vi är ett mansdominerat bolag och det är en mansdominerad bransch, så vi arbetar med jämställdhetsplanen utifrån ett antal aktiviteter. Men arbetet innebär även att se över hur mycket vi satsar på utbildning bland de äldre i företaget för en jämn kunskapsfördelning. Och vid rekrytering arbetar vi utifrån ett mångfaldsperspektiv och inte bara kön.
Vi har börjat arbeta utifrån en ”feedback kultur”. I en ledarskapsroll har det varit jätteviktigt att ge och ta feedback särskilt nu när vi inte träffas på samma sätt, och dessa möten behöver ske ofta. Det hjälper till att sänka barriären för olika frågor och kan underlätta att ringa upp en person som man tidigare kanske inte haft så mycket kontakt med.
Om du blickar framåt, hur ser du på den närmsta framtiden?
– Digitaliseringen driver ju på vår bransch något enormt. Vi behöver vara mer reaktiva istället för proaktiva, för det som är aktuellt idag är inte relevant imorgon vilket skapar en paradox eftersom vi tillhandahåller ett affärssystem. Och ett affärssystem präglas av stabilitet där det inte får gå fort. Men om vi har en bra bottenplatta och inte köper stora färdiga paket utan istället skapar en flexibilitet kan vi kombinera de två världarna med innovativa lösningar.